Nicht immer ist das klassische Outsourcing-Modell, in dem der Mandant seine Belege dem Steuerberater zur Bearbeitung übergibt, für Betrieb und Kanzlei optimal. In vielen Fällen ergeben sich Situationen, in denen ein Dokumentenmanagement System allen Beteiligten einen deutlichen Mehrwert bietet.
- Wurden Sie bereits von Mandanten angesprochen die mit dem Gedanken spielen die Buchhaltung, z.B. wegen des Belegvolumens und dem damit verbundenen Aufwand, die Belege außer Haus und wieder zurück zu transportieren, im eigenen Hause zu erstellen?
Bieten Sie Ihrem Mandant eine innovative Vor-Ort-Lösung bei der er weiterhin den Vorteil hat, dass seine Buchhaltung professionell durch den Steuerberater betreut wird.
- Hat die Nachkalkulation Ihres Buchhaltungshonorars schon ergeben, dass Sie das Honorar aufgrund des hohen Erfassungsaufwands in der Kanzlei erhöhen müssten, können eine Preiserhöhung aber nicht durchsetzen, weil Sie sonst Gefahr laufen, das Mandat zu verlieren?
Entlasten Sie Ihre Kanzlei von Routinearbeit und geben Ihrem Mandanten eine innovative Vor-Ort-Lösung an die Hand. Betreuen Sie ihn weiterhin professionell – in den Geschäftsfeldern, in denen Sie einen angemessenen Deckungsbeitrag erzielen.
- Haben Sie schon aufgrund der Kapazitätsgrenze Ihrer Buchhaltungsabteilung davor zurück geschreckt neue Mandate anzunehmen? Mit der Lösung sind sie in der Lage auch größere Mandanten neu zu gewinnen, die nach herkömmlicher Vorgehensweise die Kapazität Ihrer Buchhaltungsabteilung sprengen und/oder das Buchhaltungshonorar eine Höhe annehmen würde, die dem potenziellen Mandant das Outsourcen der Buchhaltung aus kaufmännischer Sicht verbietet.
Sie können die Buchhaltung mit einem minimalen Personalkostenaufwand erstellen und diese Dienstleistung deshalb zu einem äußerst günstigen und konkurrenzfähigen Preis anbieten.
- Umsätze mit diesen Mandanten, die Sie sonst eventuell gar nicht für sich gewinnen könnten, realisieren Sie neben der Buchhaltung zusätzlich auch in allen anderen klassischen Bereichen, wie z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, etc.
Grundprinzip und Vorteile:
Der Mandant…
- nutzt vor Ort das Dokumentenmanagement System (DMS) und das Rechnungswesen-Paket
- behält die Hoheit und Verantwortung für seine Dokumente
- scannt/digitalisiert Rechnungen
- behandelt elektronische Rechnungen rechtskonform
- kontiert
- er nutzt dazu die ihm vom Steuerberater genannten Konten
- vollständig und nachvollziehbar
- führt den Zahlungsverkehr durch
- stellt dem Steuerberater alle Belege zur Verfügung, als
- buchbare Dateinamen
- als sichtbares Dokument (PDF- oder Tiff-Datei)
- transportiert keine original Dokumente zum Steuerberater
- braucht keine original Dokumente, die er vom Steuerberater zurück bekommt, „zurück sortieren“
- hat ein übersichtliches mehrstufiges Ablagesystem welches für für größtmögliche Transparenz und Übersichtlichkeit sorgt
- kann in sekundenschnelle jeden Beleg sehen
- intelligente Suchstrategie ermöglichen es, gezielt nach bestimmten Belegen zu suchen
- Anlagevermögen
- bestimmte Kosten/Sachkonten
- nach Steuerschlüsseln
- nach Debitoren und Kreditoren
- nach Kombinationen verschiedener Kriterien
- nach Zeitpunkten und Zeiträumen
- realisiert erhebliche Einsparungen: Personalkosten, Papier, Toner, Lagerhaltung, …
Der Steuerberater…
- erhält als sog. Lesekopie alle buchungsrelevanten Informationen als buchbare Datei und zusätzlich als sichtbare Dokumente
- reduziert den Zeitaufwand für die Buchungserfassung auf ein Minimum
- kann alle Buchungen anhand der Belege kontrollieren
- realisiert neues Umsatzpotenzial
- Schulung der Mandanten
- qualifizierte steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung statt Routinearbeit
- gibt dem Mandant Rückmeldung über vorgenommene Änderungen der Kontierung
- kann in sekundenschnelle jeden Beleg sehen
- kann auch in Folgemonaten noch auf Belege von Vorperioden zurückgreifen
- hat im Jahresabschluss alle Belege im Zugriff
- intelligente Suchstrategie ermöglichen es, gezielt nach bestimmten Belegen zu suchen
- Anlagevermögen
- bestimmte Kosten/Sachkonten
- nach Steuerschlüsseln
- nach Debitoren und Kreditoren
- nach Kombinationen verschiedener Kriterien
- nach Zeitpunkten und Zeiträumen
- kann nachvollziehen, wann welche Belege/Buchungsinformationen vorgelegt wurden
- spart Personalkosten bei Routinearbeiten
- Vorteile siehe Zielgruppe
Kosten und Einsparungen
Mandant
- einmalige Anschaffungskosten bei kurzer Amortisationszeit
- laufende monatliche Gebühren
- sofortige Ersparnis von Personalkosten
- sofortige Senkung der Buchhaltungskosten
- sofortige Ersparnis von Kosten für Papier, Lagerhaltung, Drucker, Toner, Skontoerträge
Steuerberater
- keine Kosten für Hard- und Software
- weniger Personalkosten
- Imagegewinn durch innovative Lösung und dadurch mehr neue Mandate