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Herr Godo Jessen von der Kodak alaris Germany GmbH beeindruckte die Teilnehmer mit den vielen Möglichkeiten, die moderne Scanner zu bieten haben. Nicht nur die Schnelligkeit hat die Teilnehmer beeindruckt. Besonders die hervorragende Lesbarkeit auch schwieriger Dokumentenvorlagen und die sehr einfache Handhabung sorgten für Begeisterung. Die ausgefeilte Technik sorgt für störungsfreies und zuverlässiges Arbeiten.
In einem lockeren und sehr informativem Vortrag zeigte dann Herr Heino Brosenne, ELO Digital Office GmbH, was „Stand der Dinge“ in Sachen Dokumenten Management ist. An Beispielen wurde gezeigt, wie die DMS Programme aus dem Hause ELO in die System-/Programmlandschaft nahtlos integriert werden und dadurch Prozesse und Abläufe deutlich vereinfachen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Der Clou: Unabhängig von Medium und Format (Mail, Fax, Papier, Word, Excel, PDF usw.) werden die Dokumente zentral in ELOoffice abgelegt. Informationen sind damit zuverlässig verfügbar.
Suchen war gestern. Heute wird gefunden, ELOoffice sei Dank!
Nach der Pause zeigte Frank Zwißler von Pro Saldo | Zwißler am Beispiel der Rechnungseingangsverarbeitung, welche enormen Vorteile sich mit dem Einsatz von ELOoffice und dem Rechnungswesenpaket ergeben. Dokumente werden gescannt und die anschließende Weiterverarbeitung erfolgt dann papierlos in ELOoffice. Neben den Einsparungspotenzialen (schnellere Prozesse, keine Kopien, einfaches Arbeiten im Team usw.) wurden auch rechtliche Fragestellungen geklärt. Z.B.: was muss ich tun, um Rechnungen nach dem Scannen vernichten zu können?
ELOoffice in Verbindung mit der sog. Verfahrensdokumentation lässt dies zweifelsfrei zu!
In einem kurzen Ausblick wurde auch gezeigt, wie einfach Rechnungsinformationen aus PDF/A3 Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausgelesen werden können. Die Übergabe der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung und als Zahlungsverkehrsdatei zur Bank rundet das Thema Rechnungseingangsverarbeitung ab.
Einen Beitrag und Leitfaden zum Thema PDF/A-3 mit ZUGFeRD findet sich – unabhängig von dieser Veranstaltung – übrigens hier:
Association for Digital Document Standards e.V. – ZUGFeRD-News: Neuer Praxis-Leitfaden Elektronische Rechnung
Das letzte Highlight des Tages war der Vortrag von Haye Hösel, HUBIT e.K. Er sensibilisierte die Teilnehmer für das Thema Datenschutz. An zahlreichen Beispielen erläuterte er, welche „verschiedenen“ Daten es gibt und welche Rechtsfolgen daraus resultieren. Besonders sensibel wird es, sobald es sich um personenbezogene Daten handelt. Am Beispiel der privaten (Mit-) Benutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos wurde deutlich, welche Folgen sich daraus ergeben. Datenschutz geht grundsätzlich jede Firma etwas an. Als Datenschutzbeauftragter lotst Haye Hösel Unternehmen sicher durch das anspruchsvolle Thema und sorgt so für Sicherheit der Daten und vor zum Teil nicht unerheblichen Schadenersatzforderungen.
Wenn Sie Fragen zu den Themen und/oder dieser Veranstaltung haben, nehmen Sie bitte gern Kontakt mit uns auf (einfach auf diesen Text klicken)
Es grüßt Sie Frank Zwißler