Zunächst stellt sich die Frage, wie Rechnungen, Dokumente, etc. überhaupt in ELOoffice übernommen werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden anhand der in der Buchhaltung/Rechnungswesen üblicherweise vorkommenden Dokumenten-Arten kurz dargestellt werden.

1. Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen)
   
   1. Erhalt der Rechnungen per Briefpost
      Diese Papierrechnungen werden einfach eingescannt. In Frage kommen hierfür Abteilungs-Scanner, Netzwerk-Scanner oder auch kleine aber sehr leistungsfähige Arbeitsplatz-Scanner. Auf letztere kann bequem vom Arbeitsplatz aus direkt aus ELOoffice heraus der Scannvorgang gestartet werden und die gescannte Rechnung ist sofort in ELOoffice in der sog. Postbox zu sehen.
      Je nach definiertem Arbeitsablauf kann der Mitarbeiter das Dokument jetzt selbst weiter bearbeiten oder per einfachen Mausklick auch an den zuständigen Mitarbeiter weiter leiten.
   2. Erhalt der Rechnungen per E-Mail
      Rechnungen die Sie per E-Mail erhalten, können Sie z. B. einfach per Drag & Drop aus der E-Mail in die Postbox ziehen. Bei einer größeren Anzahl von E-Mails kann dies auch automatisiert werden. Sofern die E-Mail lediglich die Funktion eines „Briefumschlages“ hatte, in der E-Mail ansonsten keine buchungsrelevanten Informationen enthalten sind (was in der Regel der Fall ist), kann die E-Mail gelöscht werden. Damit entlasten Sie u. a. Ihren E-Mail-Server/Konto.
2. Ausgangsrechnungen (Kundenrechnungen)
   Diese werden i. d. R. in mit einer Fakturierungs-Software erstellt. Um sie nach ELOoffice zu übernehmen, brauchen sie nicht etwa gedruckt und anschließend wieder gescannt werden. Über den kostenlos in ELOoffice enthaltenen Tiff- bzw. PDF-Drucker können die Rechnungen direkt aus dem Fakturierungsprogramm in ELOoffice gedruckt werden.
    
   Grundsätzlich genügt das Vorhalten des Fakturierungsprogrammes im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften. Es hat sich aber im wesentlichen aus zwei Gründen bewährt, auch Ausgangsrechnungen parallel in ELOoffice zu archivieren:
   
   1. ELOoffice eignet sich hervorragend auch für die Verwaltung und Archivierung anderer mit der Rechnung in Zusammenhang stehender Dokumente. Dies können z. B. E-Mails im Rahmen der Vertragsabwicklung/Bestellung/Lieferung sein, ein Vertrag, Berechnungen/Kalkulationen, Fotos etc. Wenn dann zusätzlich noch die Rechnung in ELOoffice vorhanden ist, ist der gesamte Vorgang komplett und auf alle Nachfragen/Suchanfragen ist sofort die Antwort mit allen dazugehörenden Dokumenten parat!
   2. Die in ELOoffice übernommenen Rechnungen werden unveränderbar archiviert. Egal was in dem Fakturierungsprogramm „passiert“ (fehlgeschlagene Updates, versehentliches Löschen von Rechnungen, unbeabsichtigtes Überschreiben von Rechnungsinhalten, usw.) – ein unveränderbares Abbild der Rechnung liegt sicher in ELOoffice.
3. Barbelege
   Wie Rechnungen werden auch Barbelege eingescannt. Siehe hierzu die obigen Ausführungen.
4. Weitere Dokumente
   Nicht nur Rechnungen sind für die Buchhaltung relevant. Sondern z. B. auch per E-Mail empfangene Zahlungs-Avise, Lohn-Buchungslisten, usw. Auch diese Dokumente können ganz einfach per Drag & Drop in die Postbox übertragen werden. Oder aus ELOoffice heraus wird direkt auf das Dateisystem zugegriffen und Dokuemte per Klick in die Postbox übertragen.