Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann in ELOoffice eine Abfrage nach denjenigen Belegen gestartet werden, deren Belegdaten noch nicht aus dem Archiv heraus zur Generierung des Buchungssatzes selektiert wurden. In der Suchansicht sind die Rechnungsdaten und die Rechnung als solches sichtbar. Die Suchansicht ist beliebig sortierbar. Es kann nun für einzelne oder alle Rechnungen der Buchungsprozess gestartet werden.
Hilfreich: In der Spalte „Status“ ist auf einen Blick zu sehen, welche Rechnungen noch nicht freigegeben wurden. Der Status wurde im Rahmen des Prüfungsszenarios gesetzt. Nicht freigegebene Belege werden nicht zur Generierung der Buchung übergeben. Selbst, wenn mit „Strg+A“ eine große unübersichtliche Anzahl von Rechnungen markiert wird, werden solche Belege zuverlässig herausgefiltert.
ELOoffice Recherche
Die in ELOoffice selektierten Rechnungsdaten werden dann in das Portal Pro Saldo Web übertragen. In der FiBu-Liste werden nun alle Belege aufgeführt.
FiBu-Liste
Sämtliche in die FiBu-Liste importierten Belege stehen auf „grün“ und können sofort als Buchungssätze im CSV-Format ausgegeben werden.
Es besteht auch die Möglichkeit, die Belege vor der Ausgabe beliebig zu sortieren und nur für bestimmte Belege die Buchungssätze zu erstellen. So können z. B. Belege eines bestimmten Kreditoren selektiert und dann gebucht werden. Mit der Massenumkehr können gezielt Belege eines Monats oder individuellen Zeitraumes markiert oder demarkiert werden.
Der große Vorteil der Online-Anwendung Pro Saldo Web besteht darin, dass sich externe Berechtigte (z. B. Steuerberater/Rechenzentrum) aus der FiBu-Liste Buchungssätze herunter laden können, sobald diese bereit gestellt wurden.
FiBu-Formate:
In den Firmeneinstellungen ist hinterlegt, in welches Buchführungssystem die Buchungssätze importiert werden. Wir unterstützen u. a. DATEV, AGENDA, Mesonic, Lexware. Ihr System ist nicht dabei? Kein Problem, auf Wunsch erstellen wir die erforderliche Schnittstelle.
Übergabe der Belege
Im Falle der externen Buchführung können Sie nicht nur die Buchungssätze sondern auch die digitalen Belege zur Verfügung stellen.
Die Übergabe der Belege an auf verschiedene Weise erfolgen:
Export der Dateien aus ELOoffice in das Dateisystem
Es werden nur die Dateien (Tiff, PDF) aus ELOoffice exportiert.
Erstellung einer Lesekopie aus ELOoffice
ELOoffice bietet die Möglichkeit, das ganze oder Teile des Archivs im Rahmen einer sog. Lesekopie zu veröffentlichen. Dazu erstellt ELOoffice ein selbsttragendes Archiv, d. h. es kann auf jedem Windows-Rechner das exakte Abbild des Originalarchives gelesen werden – ohne ELOoffice Lizenz. Auch alle Suchfunktionen sind in der Lesekopie vorhanden.
Für den Fall, dass die Buchführung extern, z. B. bei Ihrem Steuerberater erstellt wird, dient die Lesekopie im Rahmen des Rechnungswesen-Paketes dazu, ihm zusätzlich zu den Buchungsdateien auch die dazugehörenden Belege zur Verfügung zu stellen.
Die Lesekopie kann jederzeit neu und mit beliebigen Zeiträumen erstellt werden. So kann z. B. auch für die Jahresabschlussarbeiten mit wenigen Klicks ein ganzes Geschäftsjahr selektiert werden und via Pro Saldo Web oder auf einem Datenträger dem Steuerberater übergeben werden. Das Kistenpacken mit alten Unterlagen ist Vergangenheit.
Selbstverständlich können auch für andere Zwecke Lesekopien erstellt werden.
So können Dokumente zu einem bestimmten Vorgang als Lesekopie ausgegeben werden, um sie z. B. einem Geschäftspartner zu übergeben. Oder für Prüfungen der Finanzbehörden im Rahmen des sog. mittelbaren Datenzugriffs „Z2“.
ELOoffice bietet die Möglichkeit, das ganze oder Teile des Archivs im Rahmen einer sog. Lesekopie zu veröffentlichen. Dazu erstellt ELOoffice ein selbsttragendes Archiv, d. h. es kann auf jedem Windows-Rechner das exakte Abbild des Originalarchives gelesen werden – ohne ELOoffice Lizenz. Auch alle Suchfunktionen sind in der Lesekopie vorhanden.
